Jeśli pracujesz w dziale handlowym i zajmujesz się sprzedażą, to doskonale wiesz, jak trudno jest ustalić poziom cen w przypadku złożoności produktów czy też usług w wysyłanej do potencjalnego klienta ofercie. Może to zająć mnóstwo czasu, który mógłby być wykorzystany o wiele bardziej efektywnie. Ale nie musisz się już tym martwić – z pomocą przychodzi oprogramowanie CPQ, które wesprze Cię w procesie sprzedaży.

Co oznacza termin “CPQ”?

CPQ jest to pojęcie używane w branży B2B. Jego głównym celem jest między innymi konfigurowanie propozycji ofertowych złożonych z różnorodnych produktów, ich odpowiednia wycena oraz w efekcie, tworzenie w szybki i skrupulatny sposób ofert opartych na uzyskanych danych.

Geneza powstania oprogramowania CPQ

Swoje początki CPQ miało w latach 80., czyli dekadzie bardzo bogatej w nowe odkrycia technologiczne. Zadebiutowało jako tzw. “konfigurator”, który pomagał przedstawicielom handlowym w zarządzaniu procesem sprzedaży. Bowiem za jego pomocą klienci wybierali te produkty, które ich interesowały i które chcieli nabyć przez internet.

Lata 90. upłynęły pod znakiem coraz większej automatyzacji procesu sprzedaży przez internet. Coraz więcej zadań, za które wcześniej byli odpowiedzialni tylko i wyłącznie pracownicy, zaczęło być wykonywane przez specjalistyczne systemy komputerowe. Handel elektroniczny nabrał rozpędu, a konfiguratory zaczęły odgrywać w nim kluczową rolę.

W latach 2000., wiele małych i średnich firm wykazywało coraz większą chęć posiadania narzędzia, które to pomogłoby im w wycenie swoich zapytań ofertowych. Był to wtedy dość pracochłonny proces, dlatego wystąpiła potrzeba jego usprawnienia oraz automatyzacji.

Koncepcja CPQ została oficjalnie przyjęta i zyskała na popularności w 2010 roku. Wtedy to bowiem innowacje technologiczne pozwoliły na udoskonalenie oprogramowania CPQ. Zaczęło być ono wykorzystywane przez firmy jako specjalistyczny generator wycen zapytań ofertowych wysyłanych klientom.

Co ciekawe, choć mamy 2019 rok i od tamtego momentu minęło już 9 lat, to system CPQ nadal przyciąga uwagę przedsiębiorstw. Na ten moment nie ma również oznak, by zainteresowanie nim miało się jakkolwiek zmniejszyć w przyszłości.

Co oznaczają poszczególne litery w pojęciu “CPQ”?

Akronim został utworzony z pierwszych liter słów:

 Configure, czyli “konfigurować” – bardzo ważne jest tworzenie unikalnych kombinacji produktów i usług, które dostarczają dokładnie to, czego chce kupujący i spełniają w zupełności jego potrzeby. Właśnie do tego potrzebne jest oprogramowanie CPQ.

  Price, czyli “cena” – CPQ pomaga w zarządzaniu cenami produktów oraz usług, czyniąc je bardziej dokładnymi oraz zoptymalizowanymi. Kwota, którą ma zapłacić klient, jest ustalana z uwzględnieniem konfiguracji oraz dodatkowych, uwzględnionych przez firmę warunków. Można do nich zaliczyć np. ceny konkurencji, koszty wytworzenia produktu czy też ściśle określony poziom zysku.

 Quote, czyli “zapytanie ofertowe” – oprogramowanie CPQ znacznie ułatwia dostarczenie klientowi oferty z proponowanymi produktami lub usługami oraz załączoną ceną. Za pomocą kilku kliknięć przedstawiciel handlowy może utworzyć ofertę, wysłać ją do potencjalnego klienta,a nawet ułatwić mu zamknięcie transakcji, dołączając możliwość złożenia podpisu elektronicznego.

Zalety użytkowania oprogramowania CPQ

Narzędzia CPQ przynoszą wiele korzyści firmom, które zdecydowały się na ich wdrożenie. Postanowiliśmy poniżej wymienić 8 najważniejszych, by pokazać Wam, jak pomocne jest to oprogramowanie.

I. Znaczne uproszczenie procesu tworzenia ofert

Dzięki CPQ, sprzedawca może oszczędzić nawet do kilku godzin swojej pracy w tygodniu i przeznaczyć je na kolejne zadania. Jest to możliwe dzięki automatycznemu procesowi tworzenia zapytań ofertowych oraz pomocy w zarządzaniu cenami produktów i usług.

II. Zwiększenie efektywności sprzedaży

CPQ zapewnia tworzenie atrakcyjnych oraz idealnie dopasowanych do potrzeb klienta ofert, dzięki czemu ich trafność potrafi znacząco wzrosnąć. Narzędzia CPQ potrafią przewidzieć każdy możliwy scenariusz wyceny, usprawniając w ten sposób proces ofertowania.

III. Archiwizowanie wysyłanych do klientów ofert

Oprogramowanie CPQ umożliwia przechowywanie w jednym miejscu wszystkich wysłanych ofert. Dzięki czemu, w razie potrzeby sprzedawca bardzo szybko może je znaleźć, nawet jeśli były stworzone i wysłane kilka lat temu.

IV. Redukcja błędów występujących w procesie tworzenia ofert

Jeśli oferty tworzone są w sposób “odręczny”, bez pomocy narzędzi wspomagających, bardzo łatwo może dojść do powstania niedopuszczalnych błędów w treści. Błędy te mogą zdecydowanie wydłużyć cykl sprzedaży i zrobić złe wrażenie na kliencie. Natomiast nie pozwala na nie CPQ, ponieważ cały proces tworzenia oferty jest zautomatyzowany i nie ma w nim miejsca na błąd ludzki.

V. Śledzenie oraz rejestrowanie przydatnych informacji o klientach

Analityczna część oprogramowania CPQ integruje się z systemem CRM stosowanym w organizacji, w celu zarejestrowania użytecznych danych o klientach. Dzięki nowym informacjom, które są automatycznie zapisywane, przedstawiciele handlowi mogą dokładniej prognozować sprzedaż i maksymalizować swoją wydajność.

VI. Zwiększenie oszczędności oraz dochodów firmy

Firma, dzięki korzystaniu z oprogramowania CPQ, może sprzedawać o wiele bardziej efektywnie. Dzięki temu sukces działów zajmujących się sprzedażą wzrasta, co owocuje większymi zyskami. Dodatkowo, przedsiębiorstwo może uniknąć niezwykle kosztownych szkoleń dla swoich przedstawicieli handlowych, którzy dzięki CPQ korzystają z najlepszych praktyk sprzedażowych.

VII. Możliwość przechowywania danych w chmurze

Ogromną zaletą oprogramowania CPQ jest fakt, że oferty w trakcie tworzenia mogą być dostępne do wglądu oraz edycji na wielu urządzeniach jednocześnie. Jest to możliwe dzięki ich magazynowaniu w chmurze, do której pracownicy firmy mają ciągły dostęp.

VIII. Wspomaganie systemu CRM

Oprogramowanie CPQ może zintegrować się z już istniejącym systemem CRM w firmie, aby zautomatyzować wiele czasochłonnych działań. Wspomaga proces tworzenia ofert wysyłanych klientom oraz kompleksową wycenę produktów i usług.

Przykładowe narzędzia CPQ na świecie

Salesforce CPQ przygoda firmy Salesforce rozpoczęła się w 1999 roku, kiedy to stworzyła efektywny system CRM, a dopiero wiele lat później zostało przez nią opracowane narzędzie CPQ. Została nagrodzona m. in. przez Forbesa w 2018 roku za bycie jedną z najbardziej innowacyjnych firm na świecie.

QuoteWerks CPQ – firma QuoteWerks utworzona w Orlando (USA) otrzymała dotąd wiele prestiżowych nagród za bycie jednym z liderów oprogramowania CPQ na świecie. Korzysta z niego ponad 86 tysięcy użytkowników w ponad 100 krajach.

Zuora CPQ – oprogramowanie utworzone przez firmę Zuora z San Mateo (USA), której oddziały istnieją na ten moment już w kilku krajach. Co ciekawe, pozwala ono na wycenianie ofert w aż 180 walutach.

PandaDoc CPQ – od 2011 roku firma PandaDoc zajmuje się dostarczaniem narzędzi, które mają pomagać przedsiębiorstwom w osiąganiu większych zysków. Jednym z nich jest właśnie oprogramowanie CPQ. Korzysta z niego ponad 10 tysięcy mniejszych oraz większych firm na całym świecie.

Scoro CPQ – oprogramowanie utworzone przez Scoro już w 2013 roku. Jego ogromną zaletą jest możliwość synchronizacji z ponad tysiącem narzędzi, którymi pracownicy posługują się na co dzień (np. narzędziami Google).

Oprogramowanie CPQ, a system ERP oraz CRM

Aby oprogramowanie CPQ przynosiło jak najlepsze rezultaty, powinno współdziałać z innymi systemami: ERP oraz CRM. Najpierw jednak należy wyjaśnić, czym one są i za co są odpowiedzialne, kiedy zostają wdrożone w przedsiębiorstwie.

  System ERP ( z ang. Enterprise Resource Planning) – jest to oprogramowanie dla przedsiębiorstw, którego głównym zadaniem jest zharmonizowanie wszystkich procesów mających miejsce w firmie. Pozwala ono na zintegrowanie takich obszarów działań jak m. in. zarządzanie finansam, marketingiem, sprzedażą, zapasami.

 System CRM ( z ang. Customer Relationship Management) – jest to oprogramowanie wspomagające zarządzanie kontaktami oraz relacjami z klientami. Poprzez swoją bieżącą współpracę z konsumentami, pozwala zbudować z nimi długotrwałe relacje,a tym samym usprawnić proces sprzedaży. Co ważne, są w nim przechowywane wszelkie informacje o osobach związanych z firmą: klientach, partnerach biznesowych, dostawcach itd.

Na podstawie tych definicji można się już domyślić, jaka jest różnica między tymi trzema systemami. Oprogramowanie ERP, jak było wspomniane wyżej, to system harmonizujący wszelkie działania firmy. Z kolei system CRM to jedna z części ERP – odpowiadająca za zarządzanie relacjami z klientami i zbieranie o nich wszelkich informacji. Natomiast system będący głównym tematem rozważań w tych artykule, czyli CPQ, jest jedną z części CRM, z którego czerpie on wiele informacji na temat klientów, dla których są tworzone oferty, co pozwala na ich spersonalizowanie i jak najlepsze dopasowanie do potrzeb.

W jaki sposób przenikają się zadania wykonywane przez system ERP, CRM oraz CPQ?

Aby lepiej zrozumieć, jak zharmonizowane są działania tych trzech systemów i jak ważne jest, by działały one razem, warto przedstawić proces sprzedaży w 5 krótkich krokach.

1 KROK: Przedstawiciel handlowy w systemie CRM znajduje dane dotyczące potencjalnego klienta, któremu chciałby wysłać zapytanie ofertowe.

2 KROK: Przy pomocy oprogramowania CPQ przygotowuje zindywidualizowaną ofertę dla potencjalnego klienta, a następnie wysyła ją.

3 KROK: Klient akceptuje podesłaną przez przedstawiciela ofertę.

4 KROK: Przedstawiciel handlowy konwertuje zaakceptowaną ofertę w zamówienie.

5 KROK: Złożone zamówienie jest od tego momentu dostępne w systemie ERP.

Jak sami mogliście przeczytać w powyższym artykule, oprogramowanie CPQ to świetne rozwiązanie, pozwalające na efektywne zarządzanie całym procesem ofertowania i nie tylko. Najlepiej sprawdzi się ono w większych firmach, posiadających szeroki wachlarz produktów lub usług, gdzie też efekty jego użytkowania będą największe.